Как контролировать любой проект при помощи магического треугольника

Из этой статьи мы узнаем, как контролировать ваш проект, над которым трудитесь вы и ваша команда при помощи трёх простых вопросов.

Данный материал будет полезен тем, кто занимается услугами в любой отрасли (от ремонта квартир и рекламы до руководства проектами). Цель данной статьи -

  • помирить клиента, который платит,
  • с агентством, которое берёт на себя работу с исполнителями
  • и самого исполнителя не забыть, которому досконально надо знать, чего хочет клиент и функциональный заказчик.

Что у нас на повестке дня?

Описание проблемы на примере

Рассмотрим на примере производителя молока

К чему приводит неправильный контроль проекта

Последствия неправильного контроля проекта по этапам

С чего начинается грамотный контроль проекта

Этапы жизненного цикла вашего Проекта

Магический треугольник

Список вопросов для правильного управления проектом

Описание проблемы на примере

В качестве примера мы взяли сюжет, где молокозавод обратился в рекламное агентство для производства рекламного баннера с последующей установкой его на уличный носитель (рекламный щит).

Агентство разделило технологические этапы. Мы опишем этап написания текста на рекламном баннере.

Итак, зададим правильные вопросы

Кто?

  • Кому это будет полезно?

Клиентом в нашем случае является молокозавод.

  • Кто оплачивает?

Оплачивает, в конечном счёте,  покупатель молока - молодые родители маленьких детей.

  • Кто с этим будет работать?

По умному, кто будет операционныи заказчиком? В нашем случае, это - рекламное агентство.

Что?

  • Какие ресурсы?

Оплата работы и накладных расходов и время на выполнение работы.

  • Сколько ресурсов для этого нужно?

Здесь вопросов как правило два: "Сколько стоит" и "Когда будет готово"

  • Когда и на каком этапе нужно?

И клиент, и функциональный заказчик, и исполнитель любят, когда видны предварительные результаты.

Как?

Очень редко такое бывает, что у клиента есть такие документы, как

  • Техническое задание (ТЗ)

  • Технологическая карта

  • Инструкции

И, если инструкции для себя самого может написать исполнитель, благо, у него и опыт есть, и знания, то не любое рекламное агентство может дать даже техкарту процессов, которые требуются от исполнителя.

К чему приводит неправильный контроль проекта?

Опишем на примере. Вот Вы решили создать собственный бизнес. Не, ну, а чего, все делают, чем мы хуже? Чем будем заниматься? А давайте…  (так, пример с продающими текстами по заказу рекламного агентства для молокозавода был)  давайте, будем продавать авторегистраторы через одностраничные сайты! Круто! Давайте!

Последствия неправильного контроля проекта по этапам:

Этап 1. Дикий энтузиазм

Все бросаются копать. Толкаются, ругаются, проходят дорогие мотивационные тренинги, бегают, суетятся.

Этап 2. Недоумение

Этот этап ещё можно назвать «Марш по граблям». Все набивают шишки, обрастают опытом. При этом разводят руками: «Кризис. Всем тяжело»

Этап 3. Разочарование

В этап разочарования команда приходит к выводам: собственный бизнес законно создать и развить невозможно, в интернете денег нет, вокруг страшная конкуренция

Этап 4. Выводы

В этот период люди пишут рекомендации вида «Здесь денег нет», «Тут копать запрещено» и зарекаются начинать что-то ещё. Не выгодно и опасно

С чего начинается грамотный контроль Проекта?

Грамотный контроль Проекта (по мнению PMBoK) начинается с создания и соблюдения Программы Проекта. Это — что-то вроде нот для оркестра. Что туда входит?

Этапы жизненного цикла вашего Проекта

  • Этап концепции (или Этап инициации).

Цель этого этапа — разработать правила игры на каждом её этапе по принципу "От финиша к старту". Расписываем, чего делать нельзя

  • Этап разработки и подготовки.

Цель — чёткий пошаговый план от финиша к старту: что делать надо

  • Этап реализации.

Цель этапа — выполнение задач и достижение цели, прописанной на этапах 1 и 2.

  • Этап завершения.

Цель — составление архива для того, чтоб потом было легче разрабатывать и реализовать новые Проекты.

Описание каждого этапа должно быть предельно детальным

Это совершенно необходимо для того, чтоб была пресечена любая возможность для спекуляций "А я этого не знал" или "У меня не было вот этого". Для такого контроля очень подходит документ, который называется "Карта технологических процессов"

Что входит в технологическую карту?

  • что, сколько, кем и когда должно быть взято и где
  • что с этим взятым делать и как выполнять работу
  • кто это всё должен проверять и считать

казалось бы, это — само собой разумеющееся. Но, что очень важно, при наличии на руках сотрудников нот, дирижёрская палочка становится грозным оружием. Бюрократия — опора власти.

Магический треугольник

Три вопроса, с помощью которого вы можете
легко и эффективно управлять
вашим проектом на любом его этапе

Кто?

  • Кому это будет полезно?
  • Кто за это будет платить?
  • Кто с этим будет работать?

Что?

  • Что для этого нужно? Какие ресурсы?
  • Сколько ресурсов для этого нужно?
  • Когда и на каком этапе нужно?

Как?

Это дело обычно описывается в

  • Техническом задании
  • Технологической карте
  • Инструкции

и прочих страшных документах

Если вам есть что сказать по этому поводу, дискутируйте. И обязательно поделитесь с друзьями. Это будет полезно не только мне, но и вашим друзьям.


Комментарии: